Savivaldybės administracijos Dokumentų skyriaus Archyvų poskyriui (toliau - Archyvas) perduodami likviduojamų Kauno miesto įmonių ilgai (nuo 26 iki 100 metų, elektroninių dokumentų – nuo 11 iki 100 metų) ir trumpai (nuo 1 iki 25 metų, elektroninių dokumentų – nuo 1 iki 10 metų) saugomi archyviniai dokumentai. Dokumentų saugojimo terminus nustato Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu  Nr. V-100.

2. Dokumentai turi būti sutvarkyti vadovaujantis Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152.

3. Bylos sudaromos iš vienų kalendorinių metų dokumentų. Šis reikalavimas netaikomas tęsiamoms byloms, sudarytoms iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų. Jei atitinkamos rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei bylos apimtis nebus didesnė nei 150-200 lapų. Ilgai saugomų popierinių dokumentų bylos  perduodamos aplankuose be metalinių laikiklių. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirinkus vieną požymį ar jų derinį.
Ilgai saugomų dokumentų bylose pertvarkomas dokumentų chronologinis išdėstymas (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama - vėliausiu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas). Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150-200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Ilgai saugomų dokumentų bylų  lapai turi būti sunumeruoti (1 priedas), įformintas antraštinis lapas (2 priedas) (arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko) ir baigiamasis įrašas (3 priedas).

4. Ilgai saugomų dokumentų bylos turi būti įrašytos į apyrašus (6 priedas). Bylos apyrašuose grupuojamos pagal metus, kiekvienų metų bylos - pagal sisteminimo schemą. Iš apyrašo eilės numeris užrašomas ant bylų. Apyrašų atspausdinama po 2 egzempliorius.

5. Trumpai saugomų dokumentų bylos įrašomos į trumpai saugomų dokumentų bylų sąrašus (5 priedas).  Į sąrašą pirmiausia surašomos anksčiausiai baigtos bylos, po to vėlesnių metų ir t.t. Jei segtuve yra kelių metų dokumentai, byla įrašoma į sąrašą prie tų metų bylų, kuriais ji užbaigta. Iš sąrašo eilės numeris užrašomas ant bylų. Sąrašų atspausdinama 1 egzempliorius.

6. Sutvarkytos bylos sudedamos į archyvines dėžutes, atitinkančias bylų formatą (Dokumentų saugojimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157). Ant dėžučių turi būti nurodytas įmonės pavadinimas, apyrašo (sąrašo) numeris, jose esančių bylų numeriai (nuo .... iki), kurių metų bylos ir bylų saugojimo terminas.

7. Jei keitėsi įstaigos (įmonės) statusas ar pavadinimas, įstaiga (įmonė) turi surašyti pažymą apie įmonės veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Įstaigos (įmonės) veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymoje turi būti nurodyta įstaigos (įmonės) istorija (įsteigimas, veikla, struktūra, reorganizavimas, likvidavimas, pavaldumas) ir dokumentų sutvarkymo apibūdinimas (ar visi dokumentai išsaugoti, ar visi perduodami, ar dokumentai sutvarkyti laikantis reikalavimų, kokie sudaryti apyrašai, sąrašai).

8. Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai teikiamas prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Prašyme nurodoma:
8.1. likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis;
8.2. priežastys, dėl kurių dokumentai neperduodami saugoti nustatytąja tvarka (ir pridedami tai pagrindžiantys dokumentai – dokumentų poėmio protokolų kopijos ar kita);
8.3. dokumentų praradimo priežastys (apibūdinami prarasti dokumentai, jei tokių atvejų žinoma, ir pateikiami nurodytąsias priežastis pagrindžiantys dokumentai ar jų kopijos);
8.4. laikotarpis, kuriuo sudarytų dokumentų nerasta ir (ar) kuriuo jie nebuvo sudaromi.

9. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnis nustato, kad nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys veiklos dokumentų valdymą organizuoja vadovaudamiesi įstatymais, kitais teisės norminiais aktais ir atsižvelgdami į savo prievoles bei poreikius, todėl nesutvarkytos ar sutvarkytos ne pagal teisės aktų reikalavimus bylos į Archyvą nepriimamos.

10. Sutvarkyti archyviniai dokumentai priimami pateikus prašymą ir surašius perdavimo aktą (4 priedas). Prašymas Savivaldybės administracijai teikiamas, kai Valstybinė mokesčių inspekcija prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos Juridinių asmenų registro tvarkytojui pateikia pranešimą apie likviduojamo juridinio asmens, užsienio juridinio asmens ar kitos organizacijos filialo ar atstovybės atsiskaitymą su biudžetais ir pinigų fondais (likvidavimo atveju) arba įsiteisėjus teismo sprendimui dėl juridinio asmens pabaigos (bakroto atveju) ar kreditorių susirinkimui priėmus sprendimą dėl juridinio asmens pabaigos, kai bankroto procedūros vykdomos ne teismo tvarka. Perdavimo aktas surašomas 2 egzemplioriai. Savivaldybės administracijos Archyvas priimdamas dokumentus turi patikrinti jų kiekį, fizinę būklę, perdavimo akte, apyrašuose ir sąrašuose nurodytų duomenų faktinį atitikimą.

Darbuotojų asmens sąskaitų kortelės, darbo sutartys ir kiti vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka.
Jei skaičiuojant darbuotojų atlyginimus buvo naudojami šifrai, surašomas šifrų sąrašas.
Konsultacijos dėl archyvinių dokumentų tvarkymo ir pridavimo į archyvą teikiamos antradieniais nuo 9.00 iki 12.00 ir nuo 13.00 iki 17.00 Ašigalio g. 23, Kaunas. Sutvarkyti archyviniai dokumentai priimami iš anksto suderinus laiką trečiadieniais Ašigalio g. 23, Kaunas.

Likviduojant įmonę į Savivaldybės archyvą perduodami ilgai saugomi dokumentai
1. įsakymai personalo valdymo klausimais (dėl priėmimo į pareigas, perkėlimo, pavadavimo, atleidimo iš pareigų, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti, tėvystės atostogų);
2. darbuotojų asmeninės sąskaitos arba atlyginimų priskaičiavimo žiniaraščiai (jei asmens sąskaitos pateikiamos ne visų darbuotojų, tada paliekami ir žiniaraščiai);
3. darbuotojų darbo sutartys ir jų priedai (susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kita);
4. darbo sutarčių registracijos žurnalas;
5. įsakymų registracijos žurnalas;
6. asmens kortelės;
7. nelaimingų atsitikimų aktai ir jų tyrimo dokumentai;
8. nelaimingų atsitikimų registracijos žurnalai;
9. autorinės, atlikėjo intelektinių paslaugų teikimo sutartys, darbų (kūrinių) priėmimo aktai (saugomi 50 metų pasibaigus sutarčiai, 10 metų - iki 2008 m. pabaigos pasibaigusiai sutarčiai).

Taip pat perduodami ir visi trumpai saugomi dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs.

KLIENTŲ APTARNAVIMO IR INFORMAVIMO SKYRIAUS ASMENŲ APTARNAVIMO POSKYRIS 

Laisvės al. 94, Kaunas
4 darbo vieta
Specialistė
Daiva Kišonienė
daiva.kisoniene@kaunas.lt
tel.: (8 37) 20 72 93

Dokumentai priimami:
Pirmadienį 8–17 val.
Antradienį 8–17 val.
Trečiadienį 8–17 val.
Ketvirtadienį 8–17 val.
Penktadienį 8–15.45 val.